三十路だけど公務員辞めてきた。

30歳にして市役所を退職した元公務員のブログ。主に役所の裏側や退職について。

【市役所】平成も終わるのにメールを紙で打ち出し&回覧は止めてくれ!

いともたやすく行われる非生産的行為

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役所の担当業務の1つに、手紙の振り分けとメールの打ち出しという、いわゆる“庶務”に分類される仕事があります。

こんなことを書いても信じてもらえないかも知れませんが、未だに私の勤めている市役所では、各課宛に来たメールを誰かが打ち出して、回覧板に挟んで課内に回覧します

それだけなら何てことのない大したことない業務だと思われるかも知れません。しかし時には、大量の添付ファイル付きメールが一斉に来る場合もあります。

その添付ファイルも大量のシートが付いたエクセルファイルであったりします。よくデータが破損しないなと思います。

そういえばA3サイズのファイルをよく使用するのは、日本独特だと聞いたことがあります。

 

また、学校や教育機関関係から送られてくるファイルには、いまや懐かしい「一太郎」ファイルが使用されていることも多々あります。一太郎ですよ奥さん、一太郎。

メールだけでなく後述する手紙や紙の文書もそれなりの数が来ます。

それらと合わせると回覧するのに回覧板がちょくちょく足りなくなるため、ある程度文書を溜めてから回覧せざる得ない部分もあります。

けっこうイライラが溜まる業務です。

 

 

自分に関わりのある調査や報告は自分で対応してくれ!

メールの中には報告の必要なややこしい回答や調査が来ることもあります。

その回答する担当者があやふやな場合、結局メールを打ち出す係の人にそのまま戻ってくることも多々あります。そんな文書にいちいち対応するのは面倒です。

毎年定期的に行われる庁内の調査や報告もあります。ただただ面倒くさいだけで、何の役に立っているかはよく分からない調査です。

報告するときはメールでも、決済には紙すなわちペーパーを使うので、文書量はかさみ自然にも優しくありません。

 

自然に優しくと言えば、課によってはコピー用紙代を浮かせるため、一度使用した紙の裏面をトレーに入れてメールの印刷に使用することになっている課もあります。

しかし紙代を気にするなら、そもそもメールの打ち出しなどしなければいいのです。

さらに裏面紙をいれるBOXに「裏表両方使用済みの紙」を入れてしまう人もいます。気づかずに印刷したときには、「ふざけんなよ、マジで。」と思います。

 

特に意義の無い業務が、身心を消耗させる。

そういう訳でメール打ち出しは、面倒で手間が掛かる割にはやっても何のスキルが身に付く訳でもなく、自分の成長にいまいち繋げられなさそうなコスパの悪い業務です。

私もかつていた別の課と今の所属課で、“メール打ち出し”係をやっていたことがあります。

「そんな1,2年目でも出来るような仕事で給料がもらえるなら楽だろう」と思われるかも知れません(実際、母にも言われました)。

しかし、入庁してからの年数がある程度経っているということは、それに加えてやるべき仕事もそれなりにあるということです。

 

また、ヒトデさんも以前記事で書いていましたが2,3年たっても同じような仕事をしているというのは喜ばしいことではありません。

只でさえ市役所では、「異動したら全く別の仕事をレベル1からスタートすることになる」という性質があります。

前の課でレベルアップしてからステップアップして次の課でより発展した仕事をする、のではなく、次の所属課では「初心に戻って」レベル1見習い冒険者として新たな仕事に取り組む姿勢が必要となります。

私のような若造ならまだいいですが、正直30後半や40代になってまでメールの打ち出し&文書の振り分けなんてやりたくありません。

他の人にやって頂いていたこともあるので、偉そうなことは言えませんけどね...。

 

そして、文書の振り分けと言えば紙の郵便や請求書もガンガン来ます。人がいない間に机の上にドッサリ置かれていることもあります。

パンフレットやポスターが大量に郵送されてくることもあるので、たぶん郵便を半分ぐらい燃やしても自分たちの業務に一切支障はありません。

一度、そこそこの質量の郵便がキーボードの上に置かれていて、「変な動作したらどうするんだよ...」と、唖然としたこともあります

そして摩耗する。

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また、業務の関係で、私が休みで他の職員は出勤する日があります。

そんな日でも郵便物は休まずに来ます。私が休暇を取った日の翌日もそうです。

そんな日の翌日は朝から机の上がグチャグチャになっていて、見ているだけで気分が悪くなりました。

 

「何を大袈裟な。」と多くの方は思うでしょう。しかし異動したばかりで慣れない業務と勤務体系に疲れていると、こういうささいなことで神経をすり減らされるようになります。